税務調査を終えて感じた、日々の管理業務の大切さ
先日、弊社に税務調査が入りました。12月に調査の連絡を受けてから、約1ヶ月間にわたる準備を経て、3日間の調査が無事終了しました。結果は軽微な指摘のみ。担当の調査官からは「とてもよくやっている」というお言葉までいただきました。今回の経験は、日々の業務の積み重ねがいかに大切かを改めて実感させてくれるものでした。同じような立場の方々のご参考になればと思い、経緯と気づきをまとめます。

突然の連絡と始まった1ヶ月の準備

「税務調査に伺いたい」という連絡が届いたのは昨年12月のことでした。前回の調査から約10年が経過しており、正直なところ、最初は少なからず緊張しました。
調査に向けて求められた書類は膨大でした。あまりないことのようですが、事前に調査書類の指定がありました。過去3年分の請求書・領収書・契約書類の整理・照合から始まり、勘定科目ごとの取引明細のチェック、さらには経費の根拠資料の精査まで、準備作業は多岐にわたるものでした。
この準備作業を通じて気づいたことがあります。日頃から書類を整然と管理していたおかげで、「あの書類はどこだ？」と焦る場面が少なかったことです。また、電子帳簿保存法に対応していたことやDXも一定程度進めていたおかげで、なんとか乗り切ることができました。

準備で特に大変だったこと

• ・過去3年分の取引を遡っての書類照合、特に少額の経費領収書（紙）の整理
• ・デジタルデータと紙書類の混在（期の途中からデジタルに移行している、紙でしか証憑がないケース等）
• ・通常業務を止めずに、並行して準備を進めるスケジュール管理
• ・各部門への確認・情報収集のとりまとめ

調査当日 ── 「特別国税調査官」に身構えた

調査当日、税務署からお見えになったのは「特別国税調査官」「上席国税調査官」「事務官」の3名でした。「特別国税調査官」が来ることは事前に知らされていましたが、正直かなり身構えました。
何も悪いことをしているわけではありませんが、厳しい調査になると想像しました。
しかし、実際には終始穏やかで紳士的な雰囲気の方々でした。こちらも丁寧に、誠実に対応したことで、調査は終始和やかなムードで進みました。疑問点には素直に答え、不明点は確認してから回答するという基本姿勢を心がけました。
3日間の調査を終え、指摘は軽微なものにとどまりました。そして最後に、調査官からいただいた言葉が印象的でした。

「とてもよくやっている」

その一言が、これまでの取り組みへの一つの評価として、素直に嬉しく感じられました。

今回の調査で学んだこと・気づいたこと

約10年ぶりの税務調査は、単なる「審査」ではなく、自社の管理体制を客観的に見直す貴重な機会でもありました。管理書類を決算期ごとに整理するのか、それともカテゴリ別に残すのか。これはかなり悩みましたが、結局のところデジタルで管理できればこの悩みも消える（検索できる）と思いました。

① 日々の記録と整理こそが最大の備え

調査で問われるのは「今の状況」ではなく「過去の事実」です。数年前の取引の根拠を説明できるかどうかは、日頃の記録の質に依存します。証憑書類の保管ルール、命名規則の統一、デジタルデータと紙書類の整合性など、こうした地味な取り組みが、いざというときの信頼性を支えます。

② 誠実な対応が信頼につながる

調査官も人です。隠したり誤魔化したりするのではなく、分からないことは「確認します。」と正直に伝える。その誠実さが、調査全体の雰囲気を大きく左右すると実感しました。

③ これからはデジタル化が不可欠

やはり紙の帳票では、ファイリング、整理整頓、探す、廃棄（シュレッダー作業）など手間がかかります。特に探すのが大変です。これからは可能な限りデジタルでの管理を進めて、管理効率を上げることが不可欠だと思いました。

おわりに

税務調査と聞くと、多くの方が「怖い」「何か指摘されるのでは」という不安を抱くかもしれません。しかし今回の経験を通じて思うのは、日々の地道な積み重ねこそが最も確かな準備であるということです。
記録を残す、書類を整理する、根拠を紐付ける。こうしたコツコツとした作業は、表には見えにくいものです。しかし、それが組織としての信頼の土台を作ります。
今回の調査官のお言葉を励みに、引き続き丁寧な管理業務を積み上げていきたいと思います。